組合設立の手順、管理・運営

1.組合設立の手順

組合を設立する為には、行政庁の認可を受けるなど一定の手続きが必要となります。
組合設立の手続きは、組合の種類によって若干異なりますが、概ね次のような手順で設立発起人が中心となって行います。

Step1 設立発起人の選定

 事業協同組合、事業協同小組合、又は企業組合を設立する際、その設立する組合の組合員になろうとする4人以上(※)が設立発起人となって設立行為を行うことになります。
※企業組合については、特定組合員(法人等)も加入することができますが、設立発起人は個人から選出することが必要です。

Step2 創立総会の開催公告

  発起人は、設立について同意した者を集めて創立総会を開かなくてはなりません。創立総会を開催するには、開催日の2週間前までに創立総会の開催日時、場所及び組合の定款(案)、当日の議題等を発起人が公告する必要があります。

 創立総会では、定款の承認、事業計画及び収支予算の設定等、組合設立に必要な事項を議案として諮り決定します。それぞれの議案について必要な資料の準備を行うこととなります。

Step3 創立総会、第1回理事会開催

 創立総会は、組合員となる資格を有する者で、創立総会開催の当日までに発起人に対して設立の同意をした者の半数以上が出席(代理出席も含みます。)することが要件です。

また、議案の決定は総議決権数の3分の2以上の賛成が必要となります。発起人から提出された議案について創立総会にて修正することは可能ですが、定款のうち「地区」及び「組合員たる資格」に係る規定についての修正はできません。

 創立総会において理事・監事が選出された後、第1回理事会を開催して定款に定めた理事長、副理事長、専務理事等を互選し、創立総会・理事会終了後は、ただちに開催日時・場所、経過の要領及びその結果、議長の氏名等を記載した議事録を作成します。

Step4 設立認可申請

 発起人は、創立総会終了後遅滞なく設立認可申請に必要な添付書類を作成して、所管行政庁に提出することになります。なお、設立認可申請書類の提出先の行政庁は、組合員の事業、組合が定款に定める地区等によって異なります。
設立認可があった後は、発起人は理事に事務を引き継ぐことになります。

Step5 設立登記(組合設立)

 発起人から引き継ぎを受けた理事は、出資の払込みを請求し、払込が完了した日から2週間以内に主たる事務所の所在地において設立の登記を行います。この登記を行った日が組合の成立年月日になります。
 

設立登記ステップ図。ステップ1-設立発起人の選定・中央会や所管行政庁との事前相談、ステップ2-創立総会の開催公告、必ず開催日から2週間以上空け、ステップ3-創立総会・第1回理事会、ステップ4-設立認可申請・設立許可、発起人から理事へ事務引き継ぎ、ステップ5設立登記(組合成立)

2.組合の管理・運営

組合の意思決定や業務の執行を行うための組織には、総会、理事会等の機関が定められているほか、必要によって委員会・部会などの任意の機関を設けることもできます。
 一般的な組織は次のようなものです。

組合の運営管理組織図。総会(総代会)を頂点とし、理事会・監事、代表理事(理事長)・委員会部会、事務理事・常務理事、事務局という組織から構成されている。組合員数が1,000人を超えない組合の場合は監査の範囲を会計に限定できる。この図の直後に詳細情報

総会(総代会)

 総会の決定事項は、理事の業務遂行や組合員の行為をすべて拘束しますので、組合の機関のなかでは最高の意思決定機関です。
 総会の議決は組合員の利害に直接影響します。したがって、総会の運営は、形式的な審議にならないよう、十分議論を尽くすとともに、相互の意思疎通を図るよう努める必要があります。

総会

 総会は通常総会と臨時総会があり、通常総会は毎事業年度1回、定款で定められた方法により開催します。臨時総会は必要に応じていつでも開催することができます。

総代会

 総代会は、組合員総数が200名を超える場合(企業組合と協業組合を除く。)において、定款の定めにしたがって設置することができる任意の機関です。総会に代わる組合の最高意思決定機関で、組合員の中から選挙において選ばれた総代によって構成されます。総代会の開催については、総会の規定が準用されますが、組合の解散・合併、事業の全部の譲渡については議決を行うことができません(共済事業を行う組合を除く)。

 総会の決定事項は、理事の業務遂行や組合員の行為をすべて拘束しますので、組合の機関のなかでは最高の意思決定機関です。
 総会の議決は組合員の利害に直接影響します。したがって、総会の運営は、形式的な審議にならないよう、十分議論を尽くすとともに、相互の意思疎通を図るよう努める必要があります。

  1. 総会(総代会)の権限

     組合の管理・運営等の基本的な事項は総会(総代会)で決定し、業務遂行に関する具体的な事項は理事会で決定します。総会(総代会)の議決事項には、法律によって定められている事項(法定議決事項)と、定款によって任意に定めることができる事項(任意議決事項)がありますが、主なものは次の通りです。

    (法定議決事項)
    1. 定款の変更
    2. 規約及び共済規程の設定・変更・廃止
    3. 事業計画・収支予算の設定・変更
    4. 経費の賦課・徴収方法
    5. 組合員の除名
    6. 役員の選挙又は選任
    7. 役員の解任
    8. 決算関係書類の承認
    9. 解散・合併の承認
    10. 組織変更計画書の承認
    11. 出資一口の金額の減少の決定
    (任意議決事項)
    1. 取引金融機関
    2. 借入金残高の最高限度
    3. 1組合員に対する貸付金・債務保証残高の最高限度
    4. 加入金の額
    5. 手数料・使用料の率・額
    6. その他、理事会で必要と認める事項
  2. 総会(総代会)の開催及び運営方法

     総会(総代会)では、招集通知で組合員に予め通知した議案について審議します。ただし、定款で定めれば、緊急議案についても議決できますが、この場合、代理人は議決に加わることはできません。
    総会(総代会)終了後は、議事録を作成し、保管する必要があります。また、所管行政庁への各種届出、登記等の事務処理事項が発生しますのでご留意ください。

    (招集方法)

     総会(総代会)の招集は、基本的には会日の10日前までに日時、場所及び会議の目的(議案)を組合員に通知し、併せて決算関係書類、事業報告書、監査報告を添付して行わなくてはなりません。通常、代表理事が理事会の議決を経て招集します。

    (議決方法)

    ○普通議決:出席者の過半数で決します。可否同数の場合は議長に可否の決定権が与えられます(ただし、協業組合の場合は議長に決定権がないため否決となります)。
    ○特別議決:重要事項(定款の変更などの組織の基本に触れるものなど)は組合員の半数以上が出席し、3分の2以上の多数で決します。協業組合の場合、全員が出席し、全員の同意により決する事項もあります。

理事会及び監事

 理事会は、理事全員で構成し、総会で決定すべき事項を除いて、業務に関する一切の事項を決定する権限をもっています。
 また、理事会で決定した業務を実際に行うのは代表理事ですが、代表理事が理事会の決定のとおり正しく業務を遂行しているかどうかを監視することも、他の理事の重要な役割の一つとなっています。

  1. 理事会の議決事項

     理事会は、総会の権限以外の業務に関する一切のことを決定する権限をもっていますが、議決事項としては、次のようなものがあります。

    1. 総会において決定した業務の執行と執行細目の決定
    2. 総会の招集と総会への提出議案の決定
    3. 代表理事の選任(副理事長、専務理事等の選任を含む)
    4. 組合員の加入の承認(協業組合の場合は、総会付議事項)
    5. 持分譲渡の承認
    6. 理事の自己契約・利益相反取引の承認
    7. 委員会など理事会の諮問機関等の承認
    8. 参事・会計主任の選任・解任
  2. 理事会の開催及び議事運営

     理事会は、必要に応じ何時でも開催でき、理事の過半数の出席により成立します。
     理事会の議長は、総会の場合と異なり議決に加わることはできますが、可否同数の場合の決定権はありません(可否同数の場合、その議案は否決されたことになります)。また、審議しようとする議案と利害関係をもっている理事は、その議案の議決に加わることができません。

    (招集方法)

     原則として会日の1週間前までに全理事に通知して行いますが、全理事の同意がある場合はこの招集手続きを省略することができます。招集は通常、代表理事が行います。

    (議決方法)

     出席者の過半数の賛否によって決します。なお、理事は書面によって議決に加わることは認められますが、代理人の出席は認められませんので注意が必要です。

  3. 監事の権限

     監事は会計に関する監査を行うとともに、原則として理事の業務執行についても監査を行います。ただし、監事の権限は組合の規模や定款の規定によって異なります。

     組合員が1,000人を超えない場合は、定款の規定により監査の範囲を会計に限定することができます。また、組合員数が1,000人を超える組合については、組合運営の状況を適確に把握すべきとの考えから、監事のうち1人以上は組合員の役員や使用人以外の者とすることが義務付けられています。